SALE ADMIN LÀ LÀM GÌ ? CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG HAY NHÂN VIÊN KINH DOANH ?

Sales Admin, viết đầy đủ là Sales Administrator, còn được gọi là Thư ký phòng kinh doanh hay Trợ lý kinh doanh, là nghề đang ngày càng phổ biến và có nhiều cơ hội phát triển trong nền kinh tế số. Đa phần các công ty nào hoạt động kinh doanh ngày nay đều cần có bộ phận kinh doanh, bán hàng cũng như Sales Admin. Trong bài viết dưới đây, GoodCV.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu rõ hơn công việc của Sales Admin là gì và cơ hội phát triển ra sao.

Sales admin cung cấp các hỗ trợ cần thiết cho bộ phận kinh doanh trong quá trình thực hiện các hoạt động bán hàng của công ty, chịu trách nhiệm xử lý đơn đặt hàng, trả lời các thắc mắc của khách hàng và thực hiện các cuộc gọi để hỗ trợ cải thiện hiệu suất của nhân viên kinh doanh. Vị trí Sales admin còn đóng góp quan trọng vào nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh.

Xử lý đơn đặt hàng

Sales admin xử lý đơn đặt hàng mà công ty nhận được từ khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử hay trang web. Bên cạnh đó, họ cũng xử lý các đơn hàng được tạo bởi đại diện kinh doanh hay nhân viên telesales. Sales admin kiểm tra đơn đặt hàng để đảm bảo khách hàng đã điền đúng thông tin, chẳng hạn như giá cả, chiết khấu hay mã số sản phẩm.

Họ liên hệ với khách hàng để giải quyết các thắc mắc hoặc hỏi thông tin còn thiếu như kích cỡ hay màu sắc. Đó là cách họ xử lý các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn gây nên sự thất vọng từ phía khách hàng.

Tiếp nhận đơn hàng

Sales admin nhập thông tin đơn hàng vào máy tính và chuyển đơn hàng đến bộ phận sản xuất hoặc điều phối, yêu cầu xác nhận về lượng hàng tồn kho hoặc thời gian giao hàng. Vì thế, để trở thành Sales admin hay Sales Executive bạn cần biết sử dụng thành thạo máy tính và hệ thống nội bộ của công ty. Bên cạnh đó, họ còn kiểm tra thông tin giao hàng và liên hệ đã chính xác chưa, cập nhật hồ sơ khách hàng nếu có sự thay đổi.

Trước khi chuyển đơn hàng cho bộ phận sản xuất/ điều phối, họ còn phải kiểm tra xem khách hàng đã thanh toán chưa, hoặc tình trạng tín dụng của khách hàng như thế nào, hoặc nhận được ủy quyền từ trưởng phòng kinh doanh hay không. Khi đơn hàng hoàn tất, họ sẽ thông báo cho phòng tài chính để lập hóa đơn.

Hồ sơ khách hàng


Một công việc khác của Sales admin là lưu trữ chứng từ bán hàng của khách, nếu bạn là người tỉ mỉ, cẩn thận thì việc này không phải là vấn đề. Họ lập hồ sơ khách hàng mới, bao gồm thông tin liên hệ và tên của nhân viên kinh doanh quản lý tài khoản. Họ cập nhật thông tin đơn hàng và hóa đơn vào hồ sơ khách hàng. Những hồ sơ này cung cấp thông tin hữu ích cho báo cáo doanh thu, chăm sóc khách hàng và việc lên kế hoạch các chiến dịch bán hàng & marketing trong tương lai.

Hỗ trợ nhân viên Sales

Sales admin có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi họ làm việc ở bên ngoài văn phòng, bao gồm nhận cuộc gọi hoặc email từ khách hàng và thông báo cho nhân viên Sales khi có việc khẩn cấp. Họ xử lý các yêu cầu thông thường của khách hàng, chẳng hạn như đề nghị báo giá hay thời gian giao hàng. Với những câu hỏi về kỹ thuật của nhân viên Sales hoặc khách hàng, họ sẽ chuyển qua cho bộ phận chuyên trách. Họ báo cho nhân viên Sales thông tin mới nhất về đơn hàng hay tình trạng giao hàng, hỗ trợ đội ngũ kinh doanh làm việc hiệu quả hơn và có thời gian để tập trung vào khách hàng. Nếu gặp bất cứ khó khăn gì có thể liên hệ đến cấp trên hay Sales Manager để có hướng xử lý kịp thời.

Hỗ trợ trưởng phòng kinh doanh

Sales admin lưu giữ hồ sơ bán hàng và so sánh với các chỉ tiêu đề ra để hỗ trợ trưởng phòng kinh doanh và nhân viên kinh doanh theo dõi được sự tiến bộ của nhóm. Ngoài ra, họ còn ghi sổ và xử lý chi phí của nhân viên kinh doanh như phí xăng xe, ở khách sạn và lập báo cáo ngân sách.
CÓ THỂ BẠN ĐANG TÌM KIẾM